Cómo Funcionan los Impuestos en Estados Unidos: IRS, W-2, 1099, EIN e ITIN

Una guía para entender los principales conceptos del sistema tributario de Estados Unidos, desde el IRS y la declaración de impuestos hasta los formularios W-2 y 1099 y los números EIN e ITIN.

El sistema de impuestos en Estados Unidos puede resultar complicado para quienes acaban de llegar al país, comienzan a trabajar, reciben ingresos por cuenta propia o necesitan presentar su primera declaración de impuestos.

Conceptos como IRS, tax return, tax refund, W-2, 1099, EIN, ITIN y SSN forman parte de la vida financiera de millones de personas en Estados Unidos, pero no todos significan lo mismo ni cumplen la misma función.

Entender cómo funcionan los impuestos permite saber qué documentos se reciben al trabajar, qué información debe incluirse en una declaración, cuándo puede existir un reembolso y qué número de identificación tributaria corresponde utilizar en cada situación.

En esta guía explicamos de forma sencilla cómo funcionan los impuestos en Estados Unidos, qué es el IRS, qué significa presentar un tax return, cuáles son las diferencias entre un W-2 y un 1099 y para qué sirven el EIN y el ITIN.

¿Cómo funcionan los impuestos en Estados Unidos?

Los impuestos en Estados Unidos son pagos que realizan las personas y empresas al gobierno para financiar diferentes servicios y programas públicos. El sistema tributario estadounidense incluye impuestos federales, estatales y, en algunos casos, locales.

Para muchos trabajadores, el proceso comienza cuando reciben un salario y su empleador descuenta determinadas cantidades de cada pago. Estas retenciones pueden incluir impuestos federales sobre los ingresos, además de contribuciones para programas como Social Security y Medicare.

Al finalizar el año fiscal, la persona puede tener que presentar una declaración de impuestos o tax return. En ella se informa cuánto dinero recibió, qué impuestos ya pagó o le fueron retenidos y si puede aplicar a determinadas deducciones o créditos tributarios.

Después de realizar este cálculo pueden ocurrir principalmente dos cosas: que la persona deba pagar impuestos adicionales o que tenga derecho a recibir un reembolso de impuestos o tax refund porque pagó o le retuvieron más de lo que finalmente debía.

Impuestos federales

El Gobierno federal recauda diferentes tipos de impuestos. Uno de los más importantes para trabajadores y contribuyentes individuales es el impuesto federal sobre los ingresos.

Las reglas pueden variar dependiendo de los ingresos, el estado civil para efectos tributarios, las deducciones, los créditos y otras circunstancias personales.

Impuestos estatales

Además de los impuestos federales, algunos estados cobran sus propios impuestos sobre los ingresos. Las reglas, tasas y requisitos dependen del estado donde viva o trabaje la persona.

Por eso, presentar una declaración federal no siempre significa que las obligaciones tributarias hayan terminado. En determinados casos también puede ser necesario presentar una declaración estatal.

Impuestos locales

Algunas ciudades, condados u otras jurisdicciones pueden establecer impuestos adicionales. Estos impuestos y sus requisitos dependen del lugar donde viva, trabaje o tenga determinadas actividades económicas.

¿Por qué se descuentan impuestos del salario?

Cuando una persona trabaja como empleada, su empleador normalmente retiene determinadas cantidades de cada cheque de pago y las envía a las autoridades correspondientes.

La cantidad retenida durante el año no necesariamente representa el impuesto final que la persona debe pagar. Por eso, al presentar el tax return se realiza un cálculo definitivo para determinar si existe un saldo pendiente o un reembolso.

En términos sencillos, el proceso puede resumirse así:

Ingresos durante el año → retenciones y pagos de impuestos → declaración de impuestos → cálculo final → pago adicional o tax refund.

Para entender mejor todo este proceso, es necesario conocer primero a la agencia federal encargada de administrar gran parte del sistema tributario: el IRS.

¿Qué es el IRS?

El IRS, siglas de Internal Revenue Service, es la agencia del Gobierno de Estados Unidos encargada de administrar y hacer cumplir gran parte de las leyes tributarias federales.

En español, suele conocerse como Servicio de Impuestos Internos.

El IRS se encarga principalmente de recibir declaraciones de impuestos, recaudar impuestos federales, procesar reembolsos y administrar determinados créditos y beneficios tributarios.

¿Qué hace el IRS?

Entre sus principales funciones están:

• Procesar las declaraciones de impuestos federales.
• Recaudar impuestos federales.
• Emitir reembolsos o tax refunds cuando corresponde.
• Administrar determinados créditos tributarios.
• Proporcionar números de identificación tributaria, como el EIN y el ITIN, cuando se cumplen los requisitos.
• Enviar avisos y comunicaciones a los contribuyentes.
• Supervisar el cumplimiento de las obligaciones fiscales federales.

¿El IRS es lo mismo que Hacienda?

No exactamente. Aunque el IRS cumple una función similar a la que tienen las autoridades fiscales de otros países, su ámbito principal es el sistema tributario federal de Estados Unidos.

Los estados y algunas jurisdicciones locales pueden tener sus propias agencias tributarias y establecer sus propios impuestos.

¿Quién tiene que tratar con el IRS?

No solamente los ciudadanos estadounidenses. Dependiendo de sus circunstancias fiscales, también pueden tener obligaciones ante el IRS residentes, no residentes, trabajadores, trabajadores independientes, propietarios de negocios y determinadas personas que no son ciudadanos estadounidenses.

Por eso, el estatus migratorio y las obligaciones tributarias son cuestiones diferentes. Una persona puede tener responsabilidades fiscales aunque no sea ciudadana estadounidense.

¿Por qué es importante conocer al IRS?

Porque buena parte de los trámites relacionados con los impuestos federales en Estados Unidos pasan por esta agencia.

Cuando una persona presenta un tax return, solicita determinados créditos, espera un reembolso o recibe una comunicación relacionada con sus impuestos federales, el IRS puede formar parte del proceso.

El siguiente concepto que debe conocer cualquier persona que comienza a declarar impuestos en Estados Unidos es el tax return, es decir, la declaración de impuestos.

¿Qué es el tax return?

El tax return es la declaración de impuestos que una persona presenta ante el IRS para informar sus ingresos, determinados gastos o deducciones, créditos tributarios y los impuestos que pagó o que le fueron retenidos durante el año.

En español, tax return puede traducirse como declaración de impuestos o declaración tributaria.

Presentar un tax return permite calcular cuánto impuesto federal correspondía pagar realmente. Dependiendo del resultado, la persona puede tener que pagar una cantidad adicional o recibir un reembolso de impuestos, conocido como tax refund.

¿Qué información incluye un tax return?

Una declaración de impuestos puede incluir información como:

• Ingresos obtenidos durante el año.
• Salarios reportados mediante formularios W-2.
• Ingresos reportados mediante determinados formularios 1099.
• Impuestos federales retenidos.
• Deducciones tributarias.
• Créditos tributarios.
• Estado civil para efectos fiscales.
• Información de las personas que pueden ser dependientes, cuando corresponda.

La información exacta depende de la situación de cada contribuyente.

¿Quién tiene que presentar un tax return?

No todas las personas tienen exactamente las mismas obligaciones. La necesidad de presentar una declaración federal depende de factores como los ingresos, la edad, el estado civil para efectos fiscales, el tipo de ingresos y otras circunstancias.

Por eso, no es recomendable asumir que una persona está obligada o exenta únicamente por ser empleada, trabajar por cuenta propia, ser inmigrante o tener un determinado documento migratorio.

¿Cuándo se presenta?

La declaración correspondiente a un año fiscal normalmente se presenta durante la temporada de impuestos del año siguiente.

La fecha límite general para las declaraciones federales de personas físicas suele ser a mediados de abril, aunque puede cambiar cuando la fecha coincide con un fin de semana o un día festivo reconocido.

También existen situaciones en las que una persona puede solicitar una extensión para presentar la declaración. Una extensión para presentar, sin embargo, no significa necesariamente una extensión para pagar los impuestos que se deben.

¿Qué pasa después de presentar el tax return?

Después de presentar la declaración, el IRS procesa la información y determina el resultado.

Puede ocurrir que:

• El contribuyente haya pagado de más: puede recibir un tax refund.
• El contribuyente haya pagado menos de lo que correspondía: puede tener que pagar la diferencia.
• La cantidad pagada coincida con la obligación tributaria: no tendría un saldo adicional ni un reembolso por esa diferencia.

Tax return vs. tax refund

Estos términos suelen confundirse, pero significan cosas diferentes:

• Tax return: la declaración de impuestos que se presenta.
• Tax refund: el dinero que puede recibir una persona después de presentar la declaración cuando corresponde un reembolso.

En otras palabras, el tax return es el documento o declaración; el tax refund es un posible resultado de esa declaración.

Para preparar correctamente un tax return, uno de los documentos más importantes que recibe un trabajador empleado es el formulario W-2.

¿Qué es un W-2?

El W-2 es un formulario tributario que un empleador entrega a sus trabajadores para informar cuánto dinero ganaron durante el año y cuánto dinero se les retuvo para determinados impuestos.

Es uno de los documentos más importantes para los empleados que presentan su tax return en Estados Unidos.

El nombre completo del formulario es Form W-2, Wage and Tax Statement.

¿Quién recibe un W-2?

Generalmente, reciben un W-2 las personas que trabajan como empleados de una empresa u organización.

El empleador prepara el formulario con la información correspondiente al año anterior y debe entregarlo al trabajador al comienzo del año siguiente.

Una persona que trabajó para varios empleadores durante el mismo año puede recibir un W-2 de cada empleador.

¿Qué información aparece en un W-2?

Entre los datos que pueden aparecer se encuentran:

• Salarios, sueldos y otras compensaciones.
• Impuesto federal sobre los ingresos retenido.
• Contribuciones de Social Security.
• Impuestos de Medicare.
• Determinados impuestos estatales y locales.
• Información del empleador y del trabajador.

Esta información se utiliza posteriormente para preparar la declaración de impuestos.

¿Para qué sirve el W-2?

El W-2 permite comprobar los ingresos obtenidos como empleado y los impuestos que ya fueron retenidos durante el año.

Al presentar el tax return, el contribuyente utiliza la información del W-2 para calcular su obligación tributaria final.

Por ejemplo, si una persona recibió varios cheques de salario durante el año, el dinero que aparece en esos pagos no necesariamente representa la cantidad final de impuestos que debe. El W-2 ayuda a determinar cuánto ganó y cuánto ya se pagó mediante retenciones.

¿Qué pasa si tengo más de un W-2?

Si una persona trabajó para varios empleadores durante el año, debe revisar todos sus W-2 y utilizar la información correspondiente al preparar su declaración.

No debe declarar únicamente el W-2 del empleo que considera principal. Todos los ingresos sujetos a declaración deben tenerse en cuenta según las reglas tributarias aplicables.

¿Qué pasa si no recibo mi W-2?

Si el empleador no entrega el formulario, contiene información incorrecta o existen otros problemas, el trabajador debe intentar comunicarse primero con el empleador para corregir la situación.

Si el problema no se resuelve, existen procedimientos del IRS para ayudar al contribuyente.

El W-2 está asociado principalmente con los empleados. Para determinadas personas que reciben ingresos fuera de una relación laboral tradicional aparece otro grupo de formularios muy conocido: los 1099.

¿Qué es un 1099?

El 1099 es una familia de formularios utilizados en Estados Unidos para informar al IRS sobre determinados tipos de ingresos y pagos que una persona puede recibir durante el año.

A diferencia del W-2, que se utiliza principalmente para reportar los salarios de empleados, los formularios 1099 pueden aparecer en diferentes situaciones, como trabajo independiente, intereses bancarios, dividendos y otros tipos de ingresos.

Por eso, 1099 no es un solo formulario, sino un grupo de formularios con diferentes funciones.

¿Qué tipos de 1099 existen?

Algunos de los más comunes son:

• 1099-NEC: generalmente informa pagos realizados a personas que trabajan como contratistas independientes o prestadores de determinados servicios.
• 1099-MISC: puede utilizarse para informar determinados pagos, como rentas, premios y otros ingresos.
• 1099-INT: informa determinados ingresos por intereses.
• 1099-DIV: informa determinados dividendos y distribuciones de inversiones.
• 1099-R: informa determinadas distribuciones de planes de jubilación, pensiones y otros productos similares.

El formulario que recibe una persona depende del tipo de ingreso que haya obtenido.

¿Qué significa recibir un 1099?

Recibir un 1099 significa que una empresa, institución financiera u otra entidad informó determinados pagos o ingresos al IRS y proporcionó información al receptor.

Sin embargo, recibir un 1099 no significa automáticamente que todos los ingresos estén libres de impuestos ni que la persona tenga que pagar una cantidad específica.

El contribuyente debe incorporar la información correspondiente a su declaración y determinar su obligación tributaria final.

¿Un 1099 significa que soy trabajador independiente?

No necesariamente.

El 1099-NEC es especialmente común entre trabajadores independientes y contratistas, pero existen muchos otros formularios 1099 que corresponden a intereses, dividendos, jubilación y diferentes tipos de pagos.

Por eso, no debe asumirse que cualquier persona que reciba un 1099 trabaja por cuenta propia.

¿Qué pasa si recibo un 1099 y también un W-2?

Una persona puede recibir ambos formularios durante el mismo año.

Por ejemplo, puede trabajar como empleado de una empresa y, al mismo tiempo, realizar trabajos independientes para otros clientes.

En ese caso, cada documento informa un tipo diferente de ingreso y ambos pueden ser necesarios para preparar correctamente el tax return.

La principal diferencia entre ambos formularios está relacionada con la naturaleza de los ingresos y la relación entre la persona que recibe el dinero y quien realiza el pago. Por eso, entender W-2 vs. 1099 es fundamental para quienes trabajan en Estados Unidos.

W-2 vs. 1099: ¿cuál es la diferencia?

La diferencia entre W-2 y 1099 está principalmente en la forma en que una persona recibe ingresos y en la relación que mantiene con quien le paga.

El W-2 se utiliza principalmente para trabajadores considerados empleados. El 1099, dependiendo del tipo de formulario, puede utilizarse para informar pagos a trabajadores independientes u otros tipos de ingresos.

W-2: trabajador empleado

Cuando una persona es empleada, normalmente existe una relación laboral con una empresa u organización. El empleador registra los salarios y realiza determinadas retenciones de impuestos de los pagos del trabajador.

Al finalizar el año, el empleado recibe su W-2 y utiliza esa información para preparar su declaración de impuestos.

1099: diferentes tipos de ingresos

Los formularios 1099 pueden utilizarse para informar distintos tipos de pagos. Uno de los más conocidos es el 1099-NEC, utilizado generalmente para determinados pagos a contratistas independientes.

En estos casos, el trabajador puede tener que encargarse de calcular y pagar determinados impuestos que no fueron retenidos de sus pagos.

¿Cuál paga más impuestos: W-2 o 1099?

No existe una respuesta universal.

La cantidad final de impuestos depende de los ingresos, deducciones, créditos, estado civil para efectos fiscales, tipo de actividad y otras circunstancias.

Sin embargo, un trabajador independiente puede tener obligaciones adicionales, como el self-employment tax, que incluye determinadas contribuciones para Social Security y Medicare.

¿Puedo tener W-2 y 1099 al mismo tiempo?

Sí. Una persona puede ser empleada de una empresa y, además, obtener ingresos por trabajos independientes, inversiones u otras actividades que generen un formulario 1099.

En ese caso, debe informar los ingresos correspondientes en su declaración de impuestos.

La diferencia entre W-2 y 1099 es especialmente importante porque también ayuda a entender otros conceptos tributarios, como el EIN, un número de identificación utilizado principalmente por empresas y determinadas entidades.

Para ampliar estos conceptos, en D-CUBA también puedes consultar qué es un ITIN y cómo funciona para cubanos en Estados Unidos, además de la guía sobre reembolsos del IRS en 2026.